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5 errores para malgastar tu energía con el correo electrónico

¿Alguna vez has calculado el tiempo que malgastas con los correos electrónicos mientras trabajas? ¿Te has planteado el tiempo que van a gastar otras personas leyendo tus correos? ¿Has tenido la sensación de llevar todo el día con correos electrónicos, acabar agotado y no sentirte productivo? Para muchas profesiones, el correo electrónico es una parte esencial. Sin embargo, cometemos muchos errores que hacen que esta herramienta requiera más tiempo, atención y en definitiva, energía. Independientemente de tu profesión y el volumen de correos que recibas o envíes, necesitas un método que se ajuste a tus circunstancias y necesidades.

Si te sientes identificado ante esta situación, seguro que te puede interesar (y más si teletrabajas) evitar 5 errores para malgastar tu energía con el correo electrónico que te presento en este artículo. Además, indicaré las estrategias que hasta el momento yo voy utilizando para combatir errores comunes. Confieso que algunas me sigue costando aplicar siempre 🙂 Hace unas semanas escuché un interesante podcast sobre este asunto que también te puede ser de utilidad.

Antes, mira la primera hilera de letras de tu teclado del ordenador. QWERTYUIOP es según la Wikipedia el primer mensaje de correo electrónico enviado desde una red en el año 1971. Lleva más tiempo entre nosotros que Internet y es unos cuantos años mayor que yo… Mi cuenta de correo profesional de la Universidad de Murcia está activa desde 2005. Sin embargo, desde 2010 (al finalizar mis estudios de licenciatura) es cuando realmente comencé a utilizarla con mayor intensidad. Desde el principio la he utilizado para temas profesionales desviando el resto de asuntos al correo de Google.

Aunque he borrado algunos correos, no lo suelo hacer. Tengo 55583 correos en la bandeja de entrada y 15262 en la de salida. A dos minutos por correo (que siempre son más) de media, serían 98 días completos dedicados al correo electrónico. Esto sin contar los correos que van a la cuenta de Google con asuntos de compras, herramientas que utilizo, etc. No sé tú, pero que en 10 años haya podido dedicar un mínimo de 98 días de mi vida al correo electrónico no es algo que me haga sentir especialmente bien. Aquí los principales errores que he detectado hasta el momento con algunas de las mejores estrategias que he ido adoptado progresivamente.

 

1. Pensar que atender al correo electrónico es trabajar

Como profesor de universidad, tengo muy bien diferenciadas las tareas que son importantes y me hacen mejorar de las que no lo son. El correo electrónico para mí no es trabajo, es útil y necesario para organizar mi trabajo. Y esto es lo primero que te puedes plantear. El tercer hábito que Steve Covey describe en su libro los 7 hábitos de la gente altamente efectiva es: “establecer lo primero lo primero”. Si arrancas tu jornada de trabajo leyendo y respondiendo a correos muy probablemente te estarás moviendo más en las urgencias (casi siempre de otros) que en lo importante. Gastar nuestras limitadas energías a primera hora con el correo electrónico no parece que sea buena idea si quieres centrarte en lo importante y no urgente, es decir, lo que te hará mejorar.

 

2. No fijar un tiempo específico para gestionar el correo

El error anterior nos lleva al siguiente. Rara vez se me pasa un correo. No suelo tardar más de dos días en responder cada correo. Tampoco suelo solicitar que me reenvíen un correo (con lo que esto supone para la otra persona). Y te aseguro que no paso mucho tiempo con el correo abierto. Hay muchas maneras de asignar un tiempo para responder y escribir correos. Te cuento como lo hago yo actualmente.  Cuando estoy con el correo, estoy con el correo. En ese momento, eso es lo “importante”. Dedico normalmente dos momentos al día (depende del momento de la semana o del año). Uno de esos momentos es para organizar los correos recibidos. En este paso, no los leo ni los respondo. Esto lo hago todos los días.

En el otro momento (a veces son seguidos) empiezo a responder según la prioridad que le he dado al correo en el paso anterior. Evito a toda costa que esta atención al correo sea durante las primeras tareas del día en las que soy más productivo. Tengo claro que es una pena gastar mi mejor energía en atender al correo. No siempre lo consigo, que conste, pero en esa dirección voy.

 

3. No clasificar los correos recibidos

En el punto anterior decía que los organizo según prioridad, pero también por temática. Para ello utilizo carpetas. Es vital para luego recuperar correos anteriores de forma rápida y no tener que estar pidiendo al emisor que me lo vuelva a mandar. Cuido mi energía y respeto la de los demás siempre que puedo. Para prioridad utilizo “hoy”, “esta semana” y “no plazo próximo”. Todo depende del grado de urgencia e importancia que yo le doy. También tengo carpetas por temáticas. En mi caso, participo en varios proyectos de investigación e innovación, dirigo trabajos fin de máster, tesis, tengo dos alumnos internos, editor la revista RIITE, formaciones… Es decir, temas o proyectos muy diferentes.

 

4. No pensar antes de escribir un correo

Escribir un correo requiere planificación. No es tan fácil como parece. A veces, estamos en modo automático en plan súper “productivos”. A ver si te suena lo siguiente. Son las 14:50, tengo 10′ más antes de irme a comer y decido aprovechar para mandar todos los correos posibles, sin pensar… Primero, ¿es necesario mandar ese correo? ¿Tengo claro qué quiero pedir? ¿Para cuándo? Es fundamental que dejemos (me incluyo) de mandar correos eternos: 4 líneas para preguntar por el estado de toda la familia, 6 líneas para introducir y “situar” el tema, 4 líneas para explicar la tarea y 2 líneas de despedida, con muchos abrazos, besos, all the best, regards y todo lo que se nos ocurra para cerrar. Y claro, todo con mucha poesía y mostrando nuestra filosofía de vida…

El correo si está pensado, debe arrancar directamente con lo importante (plazo y lo que pides), es breve (aquí me tengo que aplicar más, el correo no es el único canal de comunicación…) se indica claramente qué se pide, a quién y para cuándo. Se acaba de nuevo con lo importante, por ejemplo, recordando la fecha de entrega. Utilizar guiones para dividir el correo ayuda, marcar con negrita lo importante también. Y por supuesto, es fundamental utilizar un buen asunto en el correo en el que se pueda ver claramente de qué va a ir ese correo. Por ejemplo: [RIITE] revisar maquetación.

 

5. Notificaciones+correo sincronizado en el móvil

Tengo configurado el correo electrónico en mi móvil. Esto es un peligro enorme. Cuando fui consciente empecé a quitar la sincronización los fines de semana. Después, por las tardes. Y desde hace varias semanas quité de manera permanente la sincronización. Así evito la tentación de consultar el correo en los tiempos “muertos” y “liarme” con cosas que no tocan. Y lo que es peor, echar un vistazo un correo antes de ir a la cama ¡terrible! Como te puedes imaginar, las notificaciones de correos que van entrando son un auténtico desastre para tu gestión de tiempo, atención y energía. No me enrollo con esta idea, quítalas directamente y verás resultados inmediatos.

 

Últimas tres ideas

– Cuando pienses antes de escribir tu correo, ten muy claro a quién va dirigido realmente. Valora mucho si es necesario poner a 10 personas en copia simplemente por “informarles” o lo que es peor, para que vean que estás trabajando y hacer una especie de rendición de cuentas. Normalmente, alguien responderá a ese correo y comenzará una cadena de correos costosa de seguir y que probablemente varios de esos destinatarios dejen de seguir. Al final la tarea sin hacer y nadie sabe lo que se pedía y a quien… Si es necesario informar a varias personas utiliza la opción copia oculta, así las futuras respuestas no provocarán las temidas cadenas de correos. Y si no hay más remedio, indica muy bien en ese primer correo, qué tiene que hacer cada uno y para cuándo.

– Una vez que has planificado el correo que vas a escribir, adjunta lo primero de todo el archivo que dices que vas a adjuntar. Deja para el final del todo los destinatarios. Así evitarás errores de enviar correos a medias o lo que es peor, enviar ese correo a quién no debes y meter la pata.

– Si partimos de la idea de que estar con el correo electrónico es organizar trabajo, es imprescindible tener nuestra agenda abierta. Correo que se responde o se envía con una fecha, tienes que apuntarla en ese momento en tu agenda o corres un riesgo importante e innecesario de perder esa fecha. Luego vienen los problemas…

Responder correos puede resultar incluso adictivo. Valora qué cosas son importantes para ti y el tiempo que no les estás dedicando. Luego analiza si el correo electrónico es una de esas cosa que te “roban” tiempo y energía casi sin ser consciente. Finalmente, pon en práctica algunas de las estrategias que te he ido contando y ve configurando y actualizando continuamente TÚ método, el que se adapte a tus circunstancias y evite cometer los clásicos errores.

 

Imagen: https://pixabay.com/images/id-1829490/

 

 

 

 

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Clasificar y compartir subrayados y anotaciones con Zotero

Recuerdas aquella vez que tomaste unas increíbles anotaciones mientras escuchabas la conferencia de tu vida o mientras estabas en un curso y, con el tiempo, ni recuerdas lo que anotaste y lo que es peor, no tienes ni idea de dónde estará esa libreta… ¿Te ha pasado algo parecido mientras leías un estupendo artículo o libro? Está claro que trabajar y pensar en digital puede tener sus ventajas para organizar y recuperar la información siempre y cuando sigamos unas estrategias y herramientas eficientes. Si lees, subrayas y anotas en digital una cantidad considerable de lecturas, te interesa clasificar y compartir tus subrayados y anotaciones con un gestor bibliográfico.

La semana pasada publiqué un artículo de blog en el que compartí estrategias para leer un artículo científico. En uno de los pasos indicaba que es importante realizar anotaciones en una lectura. Si lees en digital, subrayas, realizas anotaciones en los PDF y los guardas en carpetas puede estar bien durante un tiempo. El problema lo puedes tener cuando tienes que manejar una bibliografía muy amplia o vas acumulando cientos de artículos (o libros) conforme pasan los años. El uso de un gestor bibliográfico te puedo ahorrar mucho tiempo. Es uno de los consejos que se suelen dar pero que tardamos en aplicar.

Gracias a un comentario que recibí la semana pasada (gracias, Ángel), me puse a buscar algún tutorial para clasificar y compartir mejor las anotaciones (subrayados y comentarios) que hago en los PDF con Zotero, que es el gestor bibliográfico que utilizo. Estuve buscando en la red y la verdad que me costó más de lo que esperaba. Tirando de foros, algún artículo de blog y de unas cuantas pruebas, por fin lo conseguí. Luego pensé que sería interesante crear un video tutorial para explicarlo todo de manera rápida y ahorrar tiempo a todo aquel que esté interesado. Yo, sin duda, lo recomiendo.

 

 

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Mi rutina confinada: menos es más

 

“Las personas son cuidadosas con su propiedad personal, y sin embargo derrochan su tiempo con facilidad, precisamente con lo que deberían ser más avariciosos” (Séneca)

No tengo tiempo

Seguro que muy a menudo dices o escuchas frases como: “yo no tengo tiempo”, “me faltan horas”, “no puedo porque no tengo tiempo”… Personalmente hago un esfuerzo por no utilizarlas, pero, sinceramente, sigo sin conseguirlo… En estos momentos de confinamiento, si la salud lo permite, podemos aprovechar mucho el tiempo para seguir haciendo muchas cosas (recuerda que la diversidad de tareas enriquece el cerebro). Internet nos ofrece cientos de soluciones. Sin embargo, si no tenemos unos buenos hábitos de gestión del tiempo será imposible sacar partido a esta situación. Desde hace tiempo me gusta leer sobre productividad personal y profesional. Busco acercarme a la máxima de “menos es más”. No quiero hacer más cosas, quiero que sean útiles y mejoren mi percepción de felicidad. No quiero más.

Hay decenas de manuales, blogs, podcast con métodos y estrategias para la gestión del tiempo en este sentido. Lo importante no es querer poner en práctica todo lo que se dice. Para mí, lo determinante es ir configurando un método propio, que se ajuste al contexto de cada uno y que sea flexible para adaptarse a cada circunstancia. Si no tienes tiempo para acceder a este contenido (bueno, si tienes otras prioridades…), puede que te sirvan algunos de mis hábitos (y herramientas) que vengo realizando o que mejor me han funcionado a lo largo del tiempo.

Define un plan

Cualquier método (el más famoso GTD) que se precie sobre gestión del tiempo, trata ampliamente esta acción. Definir un plan implica tener muy claro quién soy en este momento y hacia dónde me gustaría dirigirme. Fijar unos objetivos claros, medibles y que sean lo suficientemente estimulantes para generar esfuerzo, se convierte en una de las tareas principales. Se suele recomendar mucho que estos objetivos estén conectados con nuestros valores. Personalmente, esto es una cosa que me encanta hacer. Me gusta, por ejemplo, planificar mis entrenamientos de triatlón a corto, medio y largo plazo. Pero cuidado con centrarnos mucho en planificar, no vayas a entrar en la llamada “parálisis por análisis”.

Mi rutina confinada

La que sea, pero tenemos que tener una rutina. ¿Abres el correo electrónico y comienzas a trabajar en función de lo que vayas recibiendo? A mí, me pasa muchas veces… Esto provoca, por ejemplo, que lo urgente vaya antes que lo importante. Y lo importante es realmente lo que te va a hacer mejorar. Dejo mi rutina actual adaptada a mi contexto (profe de universidad, con niño de casi tres años y deportista) y al periodo de confinamiento en el que nos encontramos.

1. Primero descanso. El día empieza cuando me acuesto para dormir. Me levanto sin despertador (entre 8 y 9). Me aseo, paseo con mi perrita y me siento a trabajar.

2. Miro el correo y termino de organizar el día. Máximo 15 minutos. El correo electrónico es “peligroso”, pero esto dá para otro post…

3. Dedico máximo 15 minutos para mirar la prensa (esto es algo que no solía hacer y echaba en falta) y Twitter.

4. La primera tarea a la que le dedico más tiempo es a la tarea que he marcado como más importante. Ojo, no la urgente, si no lo que es importante según mis objetivos ¡y no los de otras personas!

5. Después de un descanso en el que almuerzo (estoy probando el llamado ayuno intermitente), tomo algo de sol, juego con mi niño o directamente me permino “hacer nada”.

6. Antes de comer, me reservo un hueco a temas de formación, aprender cosas nuevas. Aprovecho para leer alguna investigación, podcast, vídeos, algún curso, etc. Cosas que me harán mejorar.

7. Después de la comida hago una siestecita y me pongo algún podcast. Busco que sea de temáticas diferentes a la Tecnología Educativa.

8. Ya por la tarde, dedico otro rato a resolver otras tareas que me requieren menos concentración.

9. Vuelvo a revisar el correo para planificar el día siguiente.

10. Realizo 5 minutos de meditación para “limpiar” y bajar revoluciones. Como sigo siendo principiante, utilizo la app Headspace.

11. Dedico entre 45 minutos y una hora para hacer deporte. Movilidad, fuerza y rodillo con mi bici. En confinamiento no dá para mucho más, ya volverá mi yo triatleta 🙂

12. Después, tiempo para la familia, jugar, “hacer nada”, ver un peli de dibujos…Es decir, dejar tranquilo al cuerpo.

Las distracciones que ofrece la tecnología son adictivas

Las empresas de tecnología invierten millones de euros en investigar y estudiar la manera de captar nuestra atención y “robar” nuestro tiempo. Además de regular su uso realizando “ayunos digitales” las utilizo -entre otras muchas cosas- para organizar mi tiempo. Algunas de las herramientas que me funcionan son:

– Correo electrónico: utilizo carpetas para ir clasificando los diferentes correos, según el proyecto, su importancia o la fecha de respuesta.

– Trello: esencial para organizar todo mi trabajo en grandes categorías por proyectos y tareas.

– Toggl: mi última incorporación. Utilizando los mismos proyectos que tengo en Trello, monitorizo el tiempo que dedico a cada uno. Esto me ayuda a ser consciente de en qué invierto mi tiempo y tomar decisiones en base a ello

– Google Calendario: incluyo los eventos y las tareas (importante separar esto) que se sincronizan con Trello.

Para mí es fundamental que todo sea en digital. Todas estas herramientas tienen app para el móvil por lo que siempre llevo “mi plan” encima. En otros post -más adelante- trataré de hablar algo más sobre cómo funcionan estas herramientas y las estrategias que utilizo. Me ayudan a resolver el problema de dedicar mi tiempo a lo que toca en cada momento.

Te animo mucho a que comiences a valorar tu tiempo ¡y el de los demás! Como decía al principio, no busco hacer más cosas, busco tener tranquilidad y hacer las cosas lo mejor que pueda en cada momento. ¿Quién no desea ambas cosas? Recuerda, menos es más.

 

 

Notas:

-La frase de Séneca del inico del post ha sido extraída del programa Invicto.

– Acceso a la imagen destacada del post: https://pixabay.com/images/id-620397/

 

Marcadores Sociales con SemanticScuttle

EN ESTOS MOMENTOS (ABRIL 2020) ESTOY CON TAREAS DE MANTENIMIENTO CON “MIS FAVORITOS”. DISCULPE LAS POSIBLES MOLESTIAS

Tras unos cuantos años utilizando Diigo como herramienta de marcadores sociales he optado por cambiar a SemanticScuttle. Se trata de una herramienta de código abierto que me permitirá compartir y alojar en mi base de datos y dominio toda la información registrada. De esta manera evito depender de un servicio (por cierto, excelente) de terceros, el cual puede que en un futuro (esto nunca se sabe) cambie su funcionamiento, plan o condiciones de uso. Esto es algo que suele suceder con muchos servicios Web 2.0, puesto que su mantenimiento genera costes y en ocasiones la consecuencia es rediseñar el modelo de negocio de la herramienta para asegurar su continuidad. Tal y como se dice en este post “alguien tendrá que pagar las facturas”…

Su instalación es sencilla, cuenta con un completo manual de uso de la herramienta y además cuenta con la posibilidad de instalar una extensión (probada con Firefox) y añadir el botón correspondiente para facilitar el marcado de favoritos desde el navegador.

Permite la importación y exportación de marcadores de otras herramientas (probado con Diigo sin ningún problema) (ver página 13 y 14 del manual)

Acceso a mis favoritos desde aquí: http://jlserranosanchez.es/favoritos/inicio/