Categoría : productividad

En busca de productividad personal y profesional

Como parte de una de las tareas del curso “La gestión eficaz del tiempo: técnicas y herramientas” impartido desde la Universidad de Murcia por José Vicente Martínez, iré creando en las próximas semanas varios posts a modo de resumen de todo aquello que me haya resultado de interés, bien sea alguna frase, lectura, enlaces, vídeos, etc.

Antes de nada, ¿por qué hago este curso? Desde hace varios meses, y de manera progresiva, mi sensación de improductividad (personal y profesional) ha ido en aumento, a la par que se elevaba el grado de insatisfacción por no disponer del tiempo necesario para aquellas acciones que para mí son importantes. Al menos en mi contexto de trabajo (la Universidad) es común tener conversaciones con compañeros (y alumnos también) en las que continuamente aparecen frases como: “no tengo tiempo”, “estoy agobiado”, “se acaba el plazo”, “lo urgente va antes que lo importante”, etc. Es cierto que hay días, semanas e incluso épocas en las que parece que no hay más remedio que vivir en ese estado, e incluso acaba teniendo sus resultados positivos. Sin embargo, hay cambios, nuevas situaciones, que invitan a reflexionar sobre el estilo de trabajo (y de vida) que uno viene siguiendo. Es en este escenario en el que recientemente me he encontrado, no deseo vivir con la sensación de no tener tiempo y mucho menos de no ser productivo. La solución más rápida sería hacer menos cosas, tener menos retos, pero no es precisamente una opción que haya contemplado. La alternativa pasa por ser más productivo, en definitiva aprovechar mejor el tiempo.

¿Cómo hacer esto? Pues es lo que espero aprender y sobre todo HACER durante este curso. La idea es cambiar, modificar mi método de organizar el tiempo buscando una ruta distinta a la habitual, aquella que hasta la fecha ha funcionado pero que necesita una renovación urgente.

Si acabas leyendo sobre este tema (productividad) seguro que pensarás que son cosas obvias, y es cierto, pero la clave sin duda pasa por ponerlas en práctica y antes de eso, tienes que tener claro que necesitas cambiar tu forma de trabajar, si no es así, no pierdas el tiempo leyendo estas cosas porque puede que ni te haga falta 😉

A continuación muestro mis apuntes del módulo I del curso, basados en los recursos proporcionados en el mismo. Al final del post incluyo una lista de referencias bibliográficas que se han utilizado para la elaboración de estos recursos.

  •  En lo que a productividad personal se refiere, va a ser necesario concienciarse de la importancia de tener el control sobre aquellas tareas que para nosotros son importantes y requieren de nuestra intervención o de terceros, y esto, cuando el volumen es considerable, pasa por tener en soporte físico, y no confiando en nuestra memoria, estas acciones a realizar.
  • Lectura “la lista diaria de tareas” . Interesante estrategia para organizar nuestro flujo de trabajo, actividades y tareas diarias. La idea es clara, si liberamos de la memoria las cosas que tenemos que hacer, quizá podamos invertir ese esfuerzo y energía en ser más creativos en nuestro trabajo.
  • En el vídeo de “obstáculos que te frenan” de David Valín (no está en red :-/) se incluyen acciones que entorpecen nuestra productividad: no definir los objetivos, exceso de información, no tener un plan definido para lograr los objetivos, falta de compromiso con los objetivos, ir en modo apagafuegos, las interrupciones, cambiar tarea constantemente, ser perfeccionista y querer hacerlo todo uno solo.
  • Una de las pequeñas tareas que hemos tenido que hacer es la realización de una definición de tiempo a partir de las características vistas en los contenidos. Aquí la mía: “es el recurso más preciado que todos tenemos por igual. Su control es una de las acciones más deseadas, siendo imposible, solo podemos tratar de controlar las acciones que hacemos con el tiempo. Es limitado y se consume de manera uniforme”
  • Dejar de hacer unas cosas para poder hacer otras es uno de los secretos del uso eficaz del tiempo.
  • Lectura “La efectividad y los huevos de oro“: El paradigma efectivo, según Covey, es el de buscar la efectividad mediante el equilibrio entre dos variables, los recursos (la gallina, tu mismo) y lo que se produce (los huevos de oro, tus resultados).
  • Una de las causas que nos arrastran en la pérdida de tiempo son los hábitos obsoletos a los que nos aferramos pues hemos fijado en nuestra mente un patrón de trabajo muy rígido.
  • Libro “Los 7 hábitos de la gente altamente efectiva“.
  • Vídeo “Intenta algo nuevo por 30 días
  • Vídeo “Creación y adaptación de nuevos hábitos
  • Lectura “7 Ladrones del tiempo y 7 técnicas para combatirlos
  • Hacer muchas cosas no es lo mismo que hacer las cosas adecuadas. Con mucha frecuencia no somos conscientes de esa diferencia porque no analizamos la naturaleza de las tareas que incluimos en nuestra lista. Cómo hacer mucho en poco tiempo: en productividad, la ley de pareto dice que el 80% del éxito de una persona proviene del 20% de su esfuerzo. De todas las cosas que hacemos a lo largo de nuestro día, sólo el 20% importan realmente. El truco consiste en descubrir cuál es ese 20%, es decir, cuáles son las actividades críticas que producen el 80% de nuestros resultados. Tomar esa decisión sobre la tarea en concreto y ponerla por escrito te aporta mayor claridad y te permite enfocarte constantemente en las actividades realmente críticas.

Referencias bibliográficas utilizadas para la elaboración de los recursos proporcionados en el curso:

  • Arraiza Sada, B. “Un enfoque analítico y práctico sobre la gestión del tiempo”. www.navactiva.com
  • Bly, Robert W. (1999). “101 Ways to Make Every Second Count: Time Management Tips and Techniques for More Success With Less”, Editorial Career Press.
  • Celis Maya, Juan Sebastián, “Creación de hábitos” (www.youtube.com)
  • Gleeson, K. (1996). “El programa de eficiencia personal. Como organizarse para hacer más trabajo en menos tiempo”, McGrawHill, México.
  • Heyel, C. “Como debe organizar el Director su propio trabajo”, Colección Gestión, Editorial Deusto, España.
  • Koontz, H. (2005), “Administración: una perspectiva global”, Editorial Mc Graw Hill, México.
  • Manzini, M. (2003). “Time Management”, McGraw-Hill, USA.
  • Matt Cutts – Intenta algo nuevo por 30 dias (www.youtube.com)
  • McCay, James T., “El manejo del tiempo”, Editorial Herrero Hermanos, México, D.F.
  • Modern Business Reports (MBR), “Cómo controlar su tiempo. Cómo hacer que su tiempo trabaje para usted y no en contra de usted”, Alexander Hamilton Institute, Inc., USA.
  • Ortiz, Rosa – “¿Tu lista to-do es realmente eficaz?, (http://networkedblogs.com/KZClp)